Privacy policy
Zwemclub Aqua Bedum (bestaande uit Boei’77, Aqua Fun en Z.P.C. Ducdalf) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 zal de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd: AVG) van toepassing zijn en ook binnen Nederland gehandhaafd worden. Deze privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Gezien deze nieuwe wetgeving heeft Aqua Bedum nader uitgeschreven hoe zij omgaat met persoonsgegevens en geeft zij regels hoe zij de privacy binnen de club wil bewaken.
Persoonsgegevens
Aqua Bedum vraagt van al haar (aspirant-)leden een aantal persoonsgegevens. Het gaat hier om de volgende gegevens:
– Voornaam;
– Achternaam;
– Adres;
– (Mobiel) Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geslacht;
– Geboortedatum;
– Bankgegevens (IBAN en BIC);
– Lidmaatschapsnummer bij AquaBedum en/of KNBRD en/of KNZB
Deze gegevens heeft zij nodig om haar leden te kunnen administreren, contributie te innen en de zwemsport te laten beoefenen. In de Privacy Policy is volledig beschreven op welke wijze gegevens verwerkt worden. Aqua Bedum heeft met elke verwerker van persoonsgegevens een overeenkomst gesloten waarin staat hoe zij met deze gegevens mogen omgaan.
Jeugdleden
Voor leden onder de 16 jaar dient hun ouder/verzorger toestemming te geven voor het verwerken van persoonsgegevens en het onderschrijven van de Privacy Policy. Dit doen de ouders/verzorgers via het aanmeldformulier. Zodra de kinderen de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt zullen zij echter zelf toestemming moeten geven. Zij ontvangen hiertoe een mutatieformulier om te ondertekenen.
Gegevens delen met derden
De zwemmers met een KNZB startvergunning zijn ook automatisch lid van de KNZB. De persoonsgegevens van deze wedstrijdzwemmers worden daarvoor gedeeld met de KNZB en met Sportlink Services B.V. dit is een extern administratiebureau dat deze persoonsgegevens deelt met de KNZB.
Sportlink Services B.V. heeft een privacyverklaring op hun website staan welke naar ons inzicht voldoet aan de AVG.
De gegevens van reddingszwemmers worden gedeeld met de KNBRD. Ook gegevens van overige leden worden gedeeld met de KNBRD, in verband met de verzekering die daar voor ieder lid is afgesloten.
Van leden die toestemmen met het innen van de contributie via automatische incasso, delen wij naam en IBAN met de Rabobank.
Wij verstrekken geen gegevens aan derden buiten de EU.
Foto’s en video´s
Foto’s en videos worden alleen gepubliceerd in de nieuwsbrief, de website of de Facebook-pagina als leden, of bij minderjarigen hun ouders hiermee expliciet instemmen. Voor de schriftelijke toestemming is een formulier beschikbaar: toestemmingsformulier_gebruik_foto.docx.
Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Na het beëindigen van uw lidmaatschap verwijderen wij uw gegevens. Alleen uw naam en periode van lidmaatschap bewaren wij 2 jaar. Wij doen dit voor statistische redenen.
DPIA
Aqua Bedum heeft geen Data Protection Impact Accessment uitgevoerd
Publicatie indeling trainingen
Voor de leden wordt aan het begin van het seizoen de indeling op de website gepubliceerd. Wij doen dit om de leden (voor minderjarigen, hun ouders) te informeren. Wilt u uw naam niet in deze gepubliceerde lijst, dan kunt u dit aangeven bij de trainer of via info@aqua-bedum.nl.
Verwerkingsregister
Secretaris
De secretaris beheerd alle gegevens van de leden in een database. Deze database is in versleutelde vorm opgeslagen. Daarnaast maakt de secretaris regelmatig een backup van de database.
De gegevens uit de database worden alleen met andere vrijwilligers gedeeld als dit nodig is.
Penningmeester
Voor het innen van de contributie krijgt de penningmeester de volgende gegevens van de secretaris:
– Voornaam, tussenvoegsels en achternaam;
– Adres;
– Lidmaatschapsnummer;
– Trainingsduur;
Voor het innen van startgelden krijgt de secretaris van de technische commissie de volgende gegevens:
– Gezwommen wedstrijden;
De penningmeester beheert de gegevens in een Excel-bestand dat is beveiligd met een wachtwoord.
Trainers
Om de leden in de juiste groep te kunnen indelen gebruiken de trainers de volgende gegevens:
– Voornaam, tussenvoegsels en achternaam;
– Geboortedatum;
– Trainingsduur;
– Aanwezigheid bij trainingen
De trainers bewaren deze gegevens in hun gedeelde trainersmap. Deze map wordt na de trainingen altijd opgeborgen in een afgesloten ruimte bij De Beemden.
Het vastleggen van medische bijzonderheden en de eventuele handicapcode vraagt bijzondere aandacht vanuit de privacy wetgeving. Aqua-Bedum kent geen administratie van de medische bijzonderheden. De trainers zijn binnen de vereniging verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het zwemmen. Wij verwachten dat je contact opneemt met de trainer indien er sprake is van relevante bijzonderheden. De gevraagde informatie blijft bij de trainer en zijn/haar vervanger.
Website beheerder
Emailadressen van leden die hebben aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen. Om de site te beheren, heeft de website beheerder ook toegang tot nieuwsbrief plugin.
Nieuwsbrief beheerder
Emailadressen van leden die hebben aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen.
Aanmelden voor de nieuwsbrief kan via het inschrijfformulier of u kunt zich aanmelden op de website van Aqua-Bedum. Afmelden van de nieuwsbrief kan via een link ‘Uitschrijven’ onderaan iedere nieuwsbrief. Ook kunt u zich afmelden door een mail te sturen naar info@aqua-bedum.nl.
Facebookpagina beheerder
Facebook-accounts van iedereen die de Facebookpagina volgt.
Aanmelden en afmelden gaat via uw Facebook-account.
De privacy voorwaarden van Facebook gelden hier.
Vrijwilligers
In het belang van de communicatie met (ouders van) leden, mogen vrijwilligers van Aqua Bedum contactgegevens gebruiken.
Klachten procedure
Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, dat deze niet afdoende zijn beschermd of date er sprake is van mogelijk misbruik, neem dan contact met ons op via info@aqua-bedum.nl
U heeft het recht uw persoonsgegevens die bij Aqua Bedum bekend zijn in te zien, te laten aanvullen of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens sturen naar info@aqua-bedum.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Auqa-Bedum wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons